Levento è uno degli strumenti più utilizzati nelle relazioni pubbliche. Si intende per tale lorganizzazione di un avvenimento complesso, circoscritto nel tempo, allo scopo di creare interesse e la partecipazione di un pubblico specifico.

Ciò che trasforma un evento in notizia non è però tanto la sua complessità quanto il fatto di far parlare di sé i mass media.

Sono esempi di evento:

• convegni e congressi, assemblee
• seminari, tavole rotonde
• celebrazioni, feste annuali, anniversari
• conferenze stampa
• presentazione di prodotti, ricerche, servizi
• mostre e fiere
• manifestazioni culturali, sportive e ricreative
• concorsi e premi letterari

Levento, dunque, si può rendere necessario tutte le volte in cui si vuole creare una notizia o quando le notizie di cui si dispone sono deboli o di scarso interesse per i media.

La notizia, infatti, comporta il coinvolgimento dei mezzi di comunicazione e sfrutta la loro naturale capacità di amplificare i fatti. In questo modo si coinvolge un pubblico molto più ampio di quello fatto partecipare direttamente, e cioè lopinione pubblica, con ritorni positivi in termini di reputazione e notorietà per limpresa organizzatrice.

Le caratteristiche dellevento

Un mix di emotività e razionalità. Contenuto creativo e organizzazione: questi i punti qualificanti dellevento.

Lelemento creativo è ciò che muove la curiosità, sollecita la fantasia del pubblico, lo spinge a interessarsi allevento. Lorganizzazione è il motore dellevento che ne regola la funzionalità e la buona riuscita.

Spesso, lorganizzazione di un evento comporta tutta una serie di attività, quali:

• ricerca degli sponsor
• ideazione di titoli, testi e slogan
• pianificazione pubblicitaria e grafica
• ufficio stampa
• animazione e regia
• negoziazione

Un evento deve avere delle caratteristiche ben specifiche:

1. essere di breve durata: ciò ne determina lattenzione e la notiziabilità
2. di interesse condiviso. Come già ricordato, levento deve essere anzitutto condiviso da un pubblico ristretto di persone che ha un forte interesse, benché sia rivolto allopinione pubblica.
3. coerente con lambiente circostante. Levento deve essere studiato per essere inserito nellambiente che lo circonda. Ciò comporta unattenta analisi della storia, delle tradizioni, stili di vita del luogo in cui viene realizzato
4. studiato nei minimi dettagli. I dettagli sono di grande importanza poiché espressioni sostanziali della comunicazione
5. in continua evoluzione. Levento è in continua evoluzione in base al mutamento delle azioni che devono essere calibrate e riadattate alla situazione contingente. Spesso durante lorganizzazione di un evento capitano fatti inaspettati che richiedono flessibilità e capacità di trovare soluzioni alternative a quelle progettate in un primo momento.
6. parte di un piano di comunicazione. Levento deve essere inserito in un piano di comunicazione e di conseguenza gestito in accordo con gli altri strumenti di comunicazione.

Organizzare un evento richiede una programmazione e una serie di attività specifiche. Il controllo dei risultati consente di valutare il successo di un evento attraverso la risonanza che ne ha dato la stampa, la partecipazione degli invitati oltre agli altri obiettivi prefissati nel piano di comunicazione.

Ada Sinigalia

Posted: 05|14|08 at 2:22 pm. Filed under: APPROFONDIMENTI, Organizzare eventi.
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